Derfor er prioritering din vigtigste kompetence

Du arbejder hårdt, men får du lavet det vigtigste? Her får du tre greb, der hjælper dig med at stoppe autopiloten og prioritere det, der gør en reel forskel både for dig og dit team.

Du starter dagen med de bedste intentioner.

I dag skal du tage hul på den der lidt tunge opgave. Den, der virkelig batter noget.

Du når lige at åbne den, men ser, at der ligger 10 nye mails og begynder fra en ende af.

En kollega kommer forbi og beder om sparring på sit projekt, og du vil jo gerne være hjælpsom.

Telefonen ringer.

Og dit teammøde starter om et kvarter.

Inden du ved af det, er du midt i alt andet end det, som du havde sat dig for.

Lyder det bekendt?

Du når meget. Bare ikke det vigtige

Du er i gang hele dagen. Du farer ikke rundt uden retning.

Men da du lukker ned, sidder du med den lille indre stemme, der siger: ”Jeg fik ikke lavet det, jeg skulle.”

Du er ikke alene.

Det er en følelse, jeg hører igen og igen fra mennesker, der arbejder hårdt, vil deres arbejde og alligevel føler, de halser bagefter.

Det er ikke manglende fokus.

Og det er ikke fordi, du er doven.

Det er en lille psykologisk mekanisme, der gør, at det, der haster, råber – og det, der er vigtigt, hvisker.

Og du er havnet i en virkelighed, hvor alt haster.                 

Hvor det, der haster, ofte vinder.

Men du kan ikke nå det hele.

Og du bliver aldrig færdig.

Der kommer hele tiden nye opgaver.

Mange af dem brænder i kanten.

Så du reagerer hurtigt.

Fordi haster råber højest.

Du når ikke at stoppe op og spørge dig selv:

• Løser jeg den her opgave, fordi den er vigtig?
• Eller fordi den haster?
• Og hvor meget haster den reelt?

Måske er du blevet lidt prioriteringsblind.

Træn dine prioriteringsmuskler

Prioritering er ikke bare et værktøj. Det er en mental muskel.

Noget vi skal øve os i. Både som individ og som team.

Et godt sted at starte er at vælge et enkelt prioriteringsværktøj og sætte gang i snakken:

• Hvordan skal vi prioritere?
• Hvad er vigtigt?
• Og hvad haster egentlig?

Her er Eisenhowers prioriteringsmatrix en stor hjælp. Den blev udviklet, da general Eisenhower planlagde de allieredes invasion i Normandiet i 1944. Og den virker stadig.

Brug mere tid på det, der virkelig batter

Her får du en version af matrixen med farver. For nemheds skyld har jeg sat navne på opgaver i de fire kvadranter: grønne, blå, gule og røde opgaver.

Matrixen hjælper dig med at skelne mellem:

• Det, der haster og er vigtigt
• Det, der er vigtigt, men ikke haster
• Det, der haster, men ikke er vigtigt
• Og det, der hverken haster eller er vigtigt

Når du arbejder med den, bliver det nemmere at:

• Træffe klogere valg, når nye opgaver banker på
• Spotte tidsrøvere og opgaver, der ikke længere er vigtige
• Forebygge overbelastning
• Skabe et fælles sprog for prioritering, så samarbejdet bliver lettere

Det giver dig tid og energi til det, der faktisk batter.

Tre lavpraktiske greb, du kan bruge med det samme

1: Brug matrixen til bevidst prioritering
Print matrixen og start hver dag med at plotte dine opgaver ind.
Spørg: Hvad rykker på vores mål og hvad larmer bare?
Vælg dine top-3. Hæng matrixen op eller læg den på dit skrivebord.
Lav gerne en fælles dagsstart i teamet, fx 5 minutter, hvor I deler dagens vigtigste opgave hver.

Download matrixen her og få et konkret værktøj lige ved hånden

2: Indfør et “stop-op”-signal
Hvis du aldrig stopper op og kigger op fra to-do-listen, får du heller aldrig prioriteret. Sæt en alarm, fx mellem kl. 11 og kl. 14. Brug 2 minutter til at spørge: Er jeg i gang med det vigtigste lige nu? Eller har hasteopgaver kapret mit fokus?

3: Lav fælles kriterier for, hvad der haster og hvad der er vigtigt
Aftal nogle enkle, fælles kriterier for, hvornår en opgave er vigtig og hvornår den reelt haster. Brug dem som pejlemærker i møder, planlægning og når nye opgaver lander.

Her er et par spørgsmål, der hjælper jer i gang:

• Bidrager opgaven til vores fælles mål?
• Hvad sker der, hvis vi ikke løser den nu?
• Hvad siger vi nej til, når vi siger ja til det her?

Det handler ikke om at nå mest, men om at nå det rigtige

Det er ikke din kalender, der bestemmer, hvad du når – det er dine prioriteringer. Jo skarpere du bliver på, hvad der virkelig betyder noget, jo mere mening giver din arbejdsdag.

Hvis du har brug for hjælp til at komme i gang, så er det netop det, vi arbejder med på mine workshops: at gøre prioritering lavpraktisk og håndgribelig – og finde ro i en arbejdsdag, hvor haster ofte larmer højest. Har I overvejet at søge Velliv-tilskud til Danmarks Mentale Sundhedsdag? Fristen er 1. juni.

Læs mere om Prioriteringsworkshop: Sådan prioriterer du som en general