Du skal ikke nå alt. Du skal nå det, der er vigtigt for dig.

Vi kender vist alle at have for mange opgaver, og at en arbejdsdag kan gå med opgaver, der brænder i kanten.

I en travl hverdag råber ”haster” ofte højere📣 end ”vigtigt”. Vi ender med at udskyde det vigtige til fordel for det, der tilsyneladende haster lige nu.

Men er den opgave, du lige har fået, nu også vigtig?

Det spørgsmål er vigtigere end nogensinde før.

HVORFOR er opgaven egentlig vigtig?

Og haster den reelt?

Det skal vi kunne spørge hinanden om uden frygt for negative konsekvenser eller en reaktion som “Hov, fik jeg lige det spørgsmål?”🤔

Et enkelt redskab, der kan hjælpe os med at prioritere vores opgaver i forhold til både TID og VIGTIGHED, er Eisenhowers matrix, som Steven Covey senere gjorde kendt i bogen ”Syv gode vaner”.

Alle opgaver kan opdeles i, hvad der haster eller ikke haster, og om de er vigtige eller ikke vigtige.

Her får du en version af matrixen med farver. For nemheds skyld har jeg sat navne på opgaver i de fire kvadrater: røde, grønne, blå og gule opgaver.

“What is important is seldom urgent and what is urgent is seldom important.” -Dwight Eisenhower

Går det meste af din arbejdsdag 👩💻 med at løbe efter hasteopgaver eller uforudsete opgaver?

Så er matrixen et effektivt værktøj til prioritering, og den er nem at arbejde med.

Du kan bruge den til din daglige prioritering af opgaver, når der kommer nye opgaver 📥 eller til at afstemme forventninger med kolleger eller din chef 💬

“Important tasks are things that contribute to our long-term mission, values, and goals.” -Brett McKay

Her er de 4 strategier, der kan hjælpe dig med at prioritere de opgaver, der virkelig betyder noget:

1) Find en balance i, hvor meget du arbejder med røde opgaver

Måske føles det effektivt at arbejde med de røde opgaver, men hvis det bliver for meget, sker der det, at kvaliteten af opgaverne falder, og der er større risiko for fejl, overbelastning og øget stress-niveau.

Pointen er, at du skal finde en balance i, hvor meget du arbejder med de røde opgaver, så du undgår, at der aldrig er tid til de grønne opgaver.

Det kan betyde, at du indimellem må sige nej til en opgave, uddelegere den eller forhandle om prioritering eller deadlines.

2) Lug ud i de blå opgaver

Lug mest muligt ud i de blå opgaver, der haster, men ikke er vigtige.  Det er fx tidsrøvere som ligegyldige mails, nogle telefonsamtaler og møder, afbrydelser, overspringshandlinger og notifikationer. Her kan du virkelig vinde mere tid.

3) Sæt mere tid af til de grønne opgaver

Brug mere tid på de grønne opgaver, der ikke haster, men er vigtige. Det er fx opgaver som planlægning, kreativ tænkning, udvikling, relationer, restitution eller forbedring af arbejdsgange.

Det er lige præcis de opgaver, der kan hjælpe dig til at undgå mange kriser og at opgaver udvikler sig til haste-opgaver.

4) Saml til bunke og placér dine gule opgaver

Alle job har en vis del af gule opgaver. De gule opgaver er typisk rutineopgaver med en lavere intensivitet som fx arkivering, opfølgning, oprydning, bestilling af varer osv. Det er opgaver, som ofte kan puljes, løses lettere eller uddelegeres.

Hvis du er mest skarp i hovedet om formiddagen, så brug dine gyldne timer på at arbejde med røde og grønne opgaver og placér dine gule opgaver om eftermiddagen, eller når du forventer afbrydelser. Ofte vil du kunne pulje de gule opgaver og få dem klaret på én gang.

“When faced with a decision, stop and ask yourself, “Am I doing this because it’s important or am I doing it because it’s merely urgent?” -Brett McKay

Jeg håber, at du har fået inspiration til at prioritere dine opgaver i en travl hverdag. ”Haster” vil blive ved med at råbe højst 🔊, men vi kan øve os på at lade være med at lytte, så vi ikke bliver prioriteringsblinde.

Lidt sat på spidsen skal vi turde spørge os selv:

Løser jeg den her opgave, fordi den er vigtig, eller gør jeg det blot, fordi den er presserende?

Skriv gerne en kommentar, hvis du har lyst til at dele dine erfaringer med at prioritere de opgaver, der virkelig betyder noget☺️

Mange hilsner
Jane

Jane Buntzen er erhvervscoach og trivselskonsulent. Hun hjælper ledere, teams og medarbejdere med enkle strategier og overskuelige metoder til at skabe mere tid, ro og bedre fokus i løbet af arbejdsdagen. Jane skaber værdi gennem trivselsmålinger, rådgivning, træning og kurser i, hvordan I med små, men effektive ændringer forbedrer trivsel og produktivitet i hverdagen. Vi trives og præsterer bedre, når vi giver vores hjerne og krop gode arbejdsbetingelser.

Læs mere om Jane | Følg Jane på LinkedIn | Følg Jane på Facebook