Giv din hjerne struktur, små pauser og fokuser på én opgave ad gangen i løbet af arbejdsdagen.

Den har du sikkert hørt før.

Men hvorfor gør du det så ikke?

Hvorfor gør jeg det heller ikke altid?

Vi ved godt, at vi kører hjernen 🥱 træt, og at vi ikke arbejder hverken særlig produktivt eller kreativt.

Det er jo ikke raketvidenskab, men alligevel smutter det for de fleste.

Vores hjerne elsker…

✅ Struktur – det giver overblik og overskud. Manglende struktur i hverdagen sætter vores hoved på overarbejde. Så enkelt er det.

✅ Pauser – uden pauser risikerer vi, at vores hjerne bliver udtrættet og overbelastet.

✅ Monotasking – at vi fokuserer på én opgave ad gangen og undgår distraherende elementer. Multitasking er en utopi, som vi tyr til, når vi har travlt i håbet om at nå mere. VI VED DET GODT, men alligevel falder vi i, når travlheden griber os. Vi løber lidt stærkere og har en fornemmelse af, at vi er vældig produktive, men reelt bliver vores output forringet.

Og når vi har gang i mange fokusskift, bruger vi op mod dobbelt så lang tid på opgaven. Vi laver flere fejl og vores hukommelse bliver påvirket. Vi bruger ikke vores fantastiske hjerne særlig klogt.

Hvad skal du så gøre, hvis du vil holde din hjerne glad og din produktivitet høj?

Her er 5 konkrete ting, du kan gøre for at skabe bittesmå forandringer i din arbejdsdag:

1.  Ryd op og skab et opgavesystem

Ryd op i dine bunker på skrivebordet og hjælp din hjerne med ét opgavesystem, der husker for dig, så du ikke behøver det.

Opgavelisten er den store liste over alle dine opgaver. Om den er digital eller analog er ikke så vigtigt – bare den giver dig ét samlet overblik. Du kan jo starte med at tømme hovedet lige nu.

Sæt uret på 5 minutter og skriv alle de ting, du skal gøre noget ved på din opgaveliste. Brug så de næste 5 minutter på at samle opgaverne i max 7 kategorier og sæt en deadline på hver opgave. Det kan sagtens gøres mere kompliceret, men det behøver ikke at være det.

2. Planlæg din dag på forhånd

Planlæg dagen før. Det giver ro i hovedet, når du planlægger din dag på forhånd. Du sørger for, at du selv sætter dagsordenen og starter med den opgave, der er vigtigst.

En daglig to-do-liste skærper dit fokus og din evne til at eksekvere. Tøm hovedet og skriv alle de ting, du kan komme i tanke om, at du skal bruge tid på i morgen, på listen. Både store og små ting.

Lav så din egen top 3 med de vigtigste opgaver i morgen. Giv dit bedste bud på, hvor lang tid hver opgave vil tage dig. Læg det sammen og tjek, om din plan er realistisk.

Er det stadig realistisk, når du tager højde for planlagte møder i din kalender og små pauser i løbet af dagen? Er der luft til det uforudsete?

3. Struktur og rutiner er din hjernes to besties

Giv dig selv et øjeblik til at tænke over, hvad der er en god struktur på din uge og på din arbejdsdag? Hvad passer godt til dig, din rytme og din arbejdsplads?

Tænk på din arbejdsdag som arbejde i zoner eller ”timeslots” og brug dine mest skarpe timer til det mest komplekse arbejde. Mine formiddage er fx helliget til at løse de mest komplekse opgaver.

Der er flere måder at arbejde i blokke eller sprint med aktiviteter/opgaver og pauser indimellem, men fælles for dem er, at du blokér en tidszone, hvor du kan arbejde koncentreret og undgår forstyrrelser så meget som muligt.

Brug din Outlook eller en af de mange apps som fx ’Be focused’ eller ’Focus Keeper’, der gør det nemt for dig at arbejde i zoner. Sæt også gerne et par blokke af til at læse mails i portioner, så det ikke er din indbakke, der kommer til at styre din tid.

4. Prioriter benhårdt

Vi har en tendens til at udskyde ting, der er vigtige for det, der tilsyneladende haster lige nu.

Det har konsekvenser, hvis der aldrig er tid til de vigtige opgaver, der endnu ikke haster. Det er fx opgaver som planlægning, udvikling eller forbedring af arbejdsgange.

Det er lige præcis de opgaver, der kan hjælpe dig til at undgå mange kriser og haste-situationer.

Der er flere gode redskaber til at prioritere dine opgaver, fx den helt enkle ABCDE-metode:

A = SKAL løses i dag
B = BØR løses
C = RART at få løst
D = DELEGERES til andre
E = ELIMINERES

Metoden kan snildt bruges til din daglig prioritering af opgaver. Brug metoden løbende. Prioritering af opgaver er sjældent statisk. Brug den også gerne sammen med andre, hvis det giver mening. Læg mærke til, om C-opgaverne prøver at lokke dig væk fra A-opgaverne.

5. Gør det nemt at huske dine pauser

Pauser er mindst lige så vigtige som alle mulige andre opgaver på dit skrivebord. Din hjerne får tid og ro til at lade op og gøre klar til næste opgave.

Brug struktur, dine kolleger eller apps til at huske pauserne og planlæg din pauser, ligesom du planlægger dine andre opgaver.

Tænk små pauser ind i din arbejdsdag. Sørg for luft mellem dine møder, gå en tur rundt om blokken, tag et par minutter til lige at trække vejret, kik ud på planter eller himmel, lav et par strækøvelser eller træk vejret ned i maven, når du alligevel henter kaffe.

Mulighederne er mange – det vigtigste er, at du lige giver din hjerne et par minutters hvile.

Jeg håber, at du har fået inspiration til at holde din hjerne glad og din produktivitet høj. Skriv gerne en kommentar nedenfor, hvis du har spørgsmål eller lyst til at dele dine erfaringer med at holde din hjerne glad 😊

Mange hilsner
Jane

Jane Buntzen er erhvervscoach og trivselskonsulent. Hun hjælper ledere, teams og medarbejdere med enkle strategier og overskuelige metoder til at skabe mere tid, ro og bedre fokus i løbet af arbejdsdagen. Jane skaber værdi gennem trivselsmålinger, rådgivning, træning og kurser i, hvordan I med små, men effektive ændringer forbedrer trivsel og produktivitet i hverdagen. Vi trives og præsterer bedre, når vi giver vores hjerne og krop gode arbejdsbetingelser.

Læs mere om Jane | Følg Jane på LinkedIn | Følg Jane på Facebook